Praktijkgericht met wetenschappelijke onderbouwing
Strategisch gereedschap
MeetingWizard kan goed toegepast worden bij strategische vraagstukken en het selecteren van alternatieven. Daarnaast wordt MeetingWizard ook gebruikt in onderzoeks-, kwaliteits-en werkplanningprogramma’s. Een Group Support System (GSS) is een systeem om bijeenkomsten en vergaderingen digitaal te ondersteunen. Dit systeem kan zowel worden gebruikt bij fysieke bijeenkomsten (zelfde tijd, zelfde locatie) als bij bijeenkomsten waarbij de deelnemers op verschillende locaties en/of op verschillende tijden met elkaar vergaderen (via de cloud). Bij fysieke GSS bijeenkomsten is het belangrijk elektronische en mondelinge communicatie af te wisselen.
Bij een GSS-vergadering wordt gebruik gemaakt van de cloud en mobiele devices (tablet, smart phones en laptops). Het systeem dient om informatie of mogelijke opties bijvoorbeeld:
Een GSS kan zowel worden ingezet bij divergentie (bijvoorbeeld brainstormen) als bij convergentie (bijvoorbeeld selectie). Een bijeenkomst wordt voorbereid door het maken van een agenda die vervolgens in het GSS wordt ingevoerd. In deze agenda worden de verschillende stappen geformuleerd die met behulp van het GSS zullen worden uitgewerkt. Vooraf en tijdens de vergadering is ondersteuning nodig van een begeleider die de software beheerst en als technisch facilitator fungeert.
MeetingWizard kan goed toegepast worden bij strategische vraagstukken en het selecteren van alternatieven. Daarnaast wordt MeetingWizard ook gebruikt in onderzoeks-, kwaliteits-en werkplanningprogramma’s. Een Group Support System (GSS) is een systeem om bijeenkomsten en vergaderingen digitaal te ondersteunen. Dit systeem kan zowel worden gebruikt bij fysieke bijeenkomsten (zelfde tijd, zelfde locatie) als bij bijeenkomsten waarbij de deelnemers op verschillende locaties en/of op verschillende tijden met elkaar vergaderen (via de cloud). Bij fysieke GSS bijeenkomsten is het belangrijk elektronische en mondelinge communicatie af te wisselen.
Bij een GSS-vergadering wordt gebruik gemaakt van de cloud en mobiele devices (tablet, smart phones en laptops). Het systeem dient om informatie of mogelijke opties bijvoorbeeld:
- verzamelen,
- uit te wisselen,
- te analyseren,
- te bewerken,
- te beoordelen,
- keuzes te maken.
Een GSS kan zowel worden ingezet bij divergentie (bijvoorbeeld brainstormen) als bij convergentie (bijvoorbeeld selectie). Een bijeenkomst wordt voorbereid door het maken van een agenda die vervolgens in het GSS wordt ingevoerd. In deze agenda worden de verschillende stappen geformuleerd die met behulp van het GSS zullen worden uitgewerkt. Vooraf en tijdens de vergadering is ondersteuning nodig van een begeleider die de software beheerst en als technisch facilitator fungeert.
Enkele specifieke eigenschappen van GSS zijn:
- Anonimiteit: Er kan niet achterhaald worden welke deelnemer een bepaald idee of commentaar heeft ingevoerd. Dat heeft als voordeel dat een idee los van de persoon wordt beoordeeld;
- Mogelijkheid tot parallelle invoer en communicatie: Tijdens de vergadering voeren de deelnemers hun ideeën en commentaren gelijktijdig in. Dit heeft als voordeel dat de ‘spreektijd’ per deelnemer wordt verruimd;
- Groepsgeheugen: Alles wat de deelnemers tijdens een vergadering invoeren, wordt onmiddellijk opgeslagen en kan worden bewerkt of later worden teruggeroepen.
- Zichtbare Consensus: Verschillen en overeenkomsten van opvattingen worden direct en helder zichtbaar gemaakt.
- Direct resultaten: Omdat de inbreng van de deelnemers in een database opgeslagen worden is het mogelijk om direct na afloop van de bijeenkomst een geautomatiseerde rapportage te sturen in PDF, de resultaten kunnen in verschillende formaten, waaronder RTF voor bijvoorbeeld Microsoft Word als in tab-tab-return voor bijvoorbeeld EXCEL worden uitgelezen.